事務系の仕事でよく見かける「一般事務」「OA事務」「営業事務」がどのように違うのか知っていますか？
事務職は、安定して長く働けそうなイメージがあるので、志望する学生が多い職種です。しかし、実際に「事務職」と言っても、実は様々なタイプの事務職があります。
この記事では複数の事務職の中でも特に主要な「一般事務」「OA事務」「営業事務」について解説します。『そろそろ就職活動を開始しなければ』と考えている方はぜひ参考にしてください。
１．一般事務とは
①一般事務の基本概要
一般事務は、オフィスでの日常業務を円滑に進めるための重要な役割を担っています。この職種では、文書の作成やデータの管理、電話応対、来客対応など、多岐にわたる業務を行います。これらの業務は、会社の基盤を支えるために欠かせないものであり、事務職としての基礎を築くのに非常に適しています。
②一般事務の業務内容
文書作成では、WordやExcelを使用して、報告書やプレゼンテーション資料などを作成します。また、社内外の電話応対や来客対応では、適切なビジネスマナーとコミュニケーションスキルが求められます。これらの業務を通じて、一般事務は会社の日々の運営に貢献しています。
③一般事務の職場環境
大企業では一般事務の業務が細分化され、特定のタスクに専念することが一般的ですが、中小企業では一人が複数の業務を担当することも多いです。一般事務は比較的残業が少なく、ワークライフバランスを重視する人に適しています。
④キャリアパスとスキルセット
一般事務職は、コミュニケーションスキルやビジネスマナーを磨く絶好の機会を提供します。これらのスキルは、将来的に他の職種に転職する際にも非常に役立ちます。また、一般事務の経験は、経理や人事など他の専門職へのステップとしても有効です。
⑤一般事務の魅力と課題
一般事務は定時退社が可能であり、プライベートの時間を充実させることができます。しかし、長時間のデスクワークは肩こりや目の疲れを引き起こすことがあります。また、グローバル化の進展に伴い、英語などの語学スキルが求められる場面も増えています。
２．OA事務とは
①OA事務の基本概要
OA事務は、「office automation」の略で、オフィス業務の効率化を目指してパソコンや多機能コピー機などのOA機器を活用する職種です。このため、OA事務では主にパソコンを使った文書作成やデータの入力、集計などの業務が中心となります。この職種の目的は、社内外の業務を効率化し、よりスムーズな業務運営を支援することにあります。
②OA事務の業務内容
OA事務の主な業務には、社内文書の作成（議事録、報告書など）、社外文書の作成（見積書、請求書など）、伝票入力、各種データの集計や加工などが含まれます。これらの業務は、Microsoft OfficeのExcelやWord、PowerPointを使用して行われ、効率的な文書作成やデータ管理が求められます。
③OA事務の職場環境
OA事務は、書類作成や情報管理のデジタル化が進んでいるため、一般事務との明確な区分がなくなりつつあります。企業によっては、一般事務の業務もOA事務に含めている場合があります。そのため、具体的な業務内容は企業ごとに異なる可能性があるため、事前の確認が重要です。
④OA事務に求められるスキル
OA事務では、高度なパソコンスキルが必須です。特にExcelの関数計算やグラフ作成、PowerPointのプレゼンテーション作成などの応用スキルは、業務の効率化に大きく寄与します。また、コミュニケーションスキルも重要で、電話対応やメール対応、来客応対など、社内外のコミュニケーションを円滑に進める能力が求められます。さらに、緊急時の事務処理能力や、業務の優先順位をつける能力も重要です。
⑤OA事務の魅力と課題
OA事務の魅力は、パソコンを活用した業務が中心であることから、デジタルスキルを活かしつつ、効率的な業務遂行が可能である点です。一方で、高度なパソコンスキルや最新のオフィスソフトウェアに常に対応していく必要があり、技術的な知識のアップデートが求められるという課題もあります。
３．営業事務とは
①営業事務の基本概要
営業事務は、営業担当者が顧客との交渉に専念できるよう、社内での事務業務をサポートする職種です。一部の企業では「営業サポート」や「営業アシスタント」とも呼ばれます。主な仕事内容には、請求書の作成、受発注データの入力、会議資料の準備などがあります。営業事務は、単なる事務作業だけでなく、営業担当者やクライアントとの円滑なコミュニケーションも重要な役割を担います。
②営業事務の業務内容
営業事務の主な業務には、書類作成、データ入力、メールや電話での応対、来客対応、ファイリングなどがあります。これらの業務は、営業活動を支えるために不可欠で、営業部門の効率的な運営に大きく貢献します。また、営業部門の売上管理や納品・在庫管理、顧客・案件管理など、多岐にわたる業務を担います。
③営業事務の職場環境
営業事務は、社内外の様々な人とのコミュニケーションが多い職種です。営業部門のサポートだけでなく、顧客とのやりとりも含まれることがあり、対人スキルが非常に重要となります。また、多忙な営業部門を支えるため、タスクの優先順位付けや効率的な作業進行が求められます。
④営業事務に求められるスキル
営業事務には、高い事務処理能力とコミュニケーション能力が必要です。基本的な書類作成能力やデータ管理能力はもちろん、営業部門との円滑な連携を図るための対人スキルも重要です。また、営業部門の変動に応じて臨機応変に対応できる能力も求められます。
⑤営業事務の魅力とキャリアパス
営業事務は、営業活動を間近で支え、直接的な貢献を感じられる職種です。営業担当者や顧客とのやり取りを通じて構築する信頼関係や、感謝の言葉を直接受け取ることが大きなやりがいにつながります。また、営業事務の経験は、経理事務や英文事務、秘書などへのキャリアアップにも役立ちます。
４．一般事務、OA事務、営業事務の主な違い
①各職種の業務範囲とスキルセット
一般事務は、部署により様々な事務作業を担い、電話応対、資料作成、データ入力など多岐にわたる業務を行います。基本的なPCスキルやコミュニケーション能力が重要です。
OA事務は、パソコンを用いた高度な事務処理、データの集計や文書作成に特化しています。ExcelやPowerPointなどのソフトウェアに精通し、効率的な事務処理能力が求められます。
営業事務は、営業部門をサポートし、見積書や請求書の作成、顧客データの管理などを行います。営業サポートに必要な事務スキルとともに、顧客対応に関するコミュニケーション能力が重要です。
②職場での役割と求められる能力
一般事務は、オフィスの様々な基本的な業務を担い、部署の円滑な運営を支援します。柔軟性と多様なタスク管理能力が重要となります。
OA事務は、事務作業の効率化と精度の向上を目指し、技術的なスキルを活かして業務を進めます。高度なPC操作技術と問題解決能力が求められます。
営業事務は、営業部門のバックオフィスとして活動し、営業活動をサポートすることで会社の売上向上に貢献します。営業チームと密接に連携し、高い組織運営スキルが必要です。
５．一般事務、OA事務、営業事務に役立つ資格
①一般事務に役立つ資格
・MOS (マイクロソフト オフィス スペシャリスト): Word、Excel、PowerPointなどマイクロソフト オフィスのスキルを証明。実技試験もあるため、実務での応用が可能。
・日商簿記 (2級・3級): 簿記の基本から応用までを学ぶことができ、特に経理や会計関連の業務に役立つ。
・秘書検定: 社会人としてのマナーや一般常識を身に付けるために有効。秘書業務だけでなく、広範なビジネスシーンでの対人スキル向上に役立つ。
・ITパスポート: ITの基本知識を証明する国家資格。オフィス業務全般に関わる知識が身につく。
文書情報管理士: 文書の作成、管理、デジタル化など、現代のオフィスで求められる文書管理スキルが証明できる。
②OA事務に必要な資格
・MOS (マイクロソフト オフィス スペシャリスト): 特にExcelのスキルが高いレベルで求められる。関数やピボットテーブルなどの応用スキルが評価される。
・日商PC検定: PC操作全般の実用的な能力を証明する資格。文書作成やデータ活用など、OA事務に直接関連するスキルが評価される。
・Word文書処理技能検定試験 / Excel表計算処理技能認定試験 / PowerPointプレゼンテーション技能認定試験: これらは特定のソフトウェアに特化した操作能力を証明する資格で、OA事務職において高い専門性を示すことができる。
③営業事務に役立つ資格
・MOS (マイクロソフト オフィス スペシャリスト): 営業資料の作成やデータ分析に役立つスキルが身につく。
・日商簿記 (2級・3級): 営業事務にも財務や会計の知識は重要。特に取引の管理や売上分析などに活用できる。
・秘書検定: 顧客や社内外の人とのコミュニケーションに必要なマナーや協調性を身に付けることができる。
・ビジネス実務法務検定: 契約書や法律関連の基本知識が身につく。営業事務として契約関連業務に携わる際に役立つ。
・ビジネス・キャリア検定: ビジネス全般にわたる実務能力を評価する試験で、営業事務としてのスキル向上に寄与する。
６．事務職のメリット・デメリット
・メリット
・予定が立てやすい: 事務職はイレギュラーな業務が少ないため、プライベートの予定を立てやすく、ワークライフバランスを保ちやすいです。特に家庭との両立を求める人には適しています。
・パソコンスキルの向上: 日常的にパソコンを使用するため、WordやExcelなどのスキルが自然と向上します。これらのスキルは仕事の幅を広げ、効率化にも寄与します。
・コミュニケーション能力の向上: 電話応対や来客対応を通じて、コミュニケーション能力やビジネスマナーが身につきます。社内外の人とのコミュニケーションを通じて、信頼される存在になることも可能です。
・デメリット
・業務内容の変化が少ない: 一部の事務職では業務内容がルーティンワークになりがちで、キャリアアップの機会が限られている場合もあります。
・多忙な業務: 人数が少ない職場では、多岐にわたる業務を一人でこなす必要があることも。状況に応じて臨機応変に対応する能力が求められます。
・多任務のプレッシャー: 同時に多くの業務をこなす必要があり、初心者や多任務に不慣れな人にとっては厳しい面もあります。しかし、経験を積むことで対応力がつくため、成長の機会と捉えることができます。
おわりに
一般事務、OA事務、営業事務の違いについて解説させていただきました。基本的に事務職とは、同じ職場で働く人を補助したり、働きやすい環境を作るポジションです。
書類作成やデータ入力、電話対応など地道な仕事内容ですが、企業にとって必須の存在です。後々は別の職種でキャリアアップを図りたい方でも、まずは事務職を経験してみて、会社の仕組みを知ることができるのでお勧めです。
日本経済大学で資格取得を目指そう 幼稚園から大学院まで全国に30校以上の学校を展開する「都筑学園グループ」が運営する「日本経済大学」は、1968年に設立され、福岡県太宰府市に本部を置く私立大学です。現在、福岡、神戸、東京都渋谷区に3つのキャンパスがあります。非常に多くの留学生を受け入れる国際色豊かな大学です。 日本経済大学は、多彩な分野において学びを展開し、現代の変化に対応する力を養成しています。経済の国境を超えた時代において、経済や経営の領域においてもよりグローバルかつ多角的な視点を持つことが必要とされています。このような状況に応えるため、日本経済大学では経済学と経営学を中心とした２学部6学科18コースを展開しており、学生たちの可能性を広げる教育を実践しています。 日本経済大学では、独自の資格取得講座や、資格試験に必要な科目を含む各種講義を行っています。また、文系・理系の資格を問わず、より幅広い資格取得に取り組む意欲を高めるために、様々な資格取得奨励金給付制度を設けています。 是非、日本経済大学ホームページ(https://www.jue.ac.jp/)にて確認してみてください。