就活において大事なのは、いかに説得力があり好印象を与える志望動機の作成ができるか、ということです。では、人気の職種である大学事務職員を目指す場合、志望動機の作成はどんなポイントを押さえればいいのでしょうか。
今回は、大学事務職員の志望動機のポイントや例文の紹介、そして大学事務職員の仕事内容、仕事の魅力などについて、詳しく解説したいと思います。ぜひ参考にしてみてください。
大学事務職員の仕事内容
大学事務職員は、具体的にどのような仕事を行なうのでしょうか。次より仕事内容を紹介しましょう。
授業や会議・シンポジウムの準備
大学は数多くの講義・教室が存在するので、スケジュール調整を失敗すれば講義・教室がバッティングする可能性があります。その調整をするのが大学事務職員の役割です。毎日の時間割をチェックして、どの講義にどんな資料・機材が必要かを確認して、講義に備えて準備をします。
また、外部の方々を招いてのシンポジウム、大学内での会議などの準備も、大学事務職員の仕事です。さまざまなセッティングからその後の打ち上げの準備までを行ないます。
大学内外の対応
大学の生徒・来客や電話の対応も大学事務職員の担当業務です。大学の窓口として資格取得や留学・講義に対する疑問など、学生からのさまざまな質問・相談に対応します。
また、来客・電話・メールなどの対応も大学事務職員の担当です。外部からの連絡に対応する大学の窓口は、大学の代表として対応しなくてはいけないため、丁寧な対応をすることが大事です。
経理事務・備品の管理・各種データ管理
見積書や納品書、請求書などの作成・管理といった経理事務も仕事です。研究室の予算管理なども行ないます。大学の各講義で使用する備品の管理（準備・ストック補充など）、そのほか各種データを管理するのも、担当業務です。エクセル・ワードなどを使いこなせる必要があります。
大学事務職員の魅力
大学事務職員の仕事はどんな魅力・メリットがあるのでしょうか。以下より紹介しましょう。
働きやすい環境で、プライベートも重視できる
大学事務職員は、大学という教育機関内での仕事です。大学は深夜に講義をやることがなく、1日の決められた時間内で授業を行います。大学事務職員もその時間に沿っての業務となるため、不規則な時間で長時間働くことがありません。業務内容は多岐にわたりますが、働きやすい環境でハードワークを強いられないのが、この仕事の魅力です。
また、無理な残業が少ないため、決まった時間に帰宅できます。仕事明けのプライベートの時間に予定を入れられやすく、休みも多いために、仕事以外の時間も存分に楽しめるでしょう。
特別なスキル・資格が必要なく、多様な業務を経験できる
大学事務職員は、特別な資格は必要ありません。パソコン業務のワード・エクセルなどの基本操作は必要ですが、特に専門性の高いスキルは不要で、事務仕事が未経験であっても募集している求人は多々あります。
そして、大学事務職員は、先述した通りさまざまな業務を担当するため、それが今後のキャリア・転職の際に役立つこともメリットです。
転職の際の職歴に「大学事務職員」の経験があったことを提示すれば、多様な業務担当が可能である証明になります。特別な資格がなくても、大学事務職員の経験があるだけで、十分なアピールポイントになるのです。
若い学生など、多くの人たちと触れ合える
大学は、全国から大勢の生徒が毎年入学してきて、そして個性的な教授・講師も揃っているため、多様な人種が集まるのが特徴です。
また、シンポジウム・特別講義などでは、外部の大手企業の役員・著名人なども訪問します。そのような多様な人種の窓口となるのが、大学事務職員です。毎日のようにさまざまなタイプと直に触れ合えることによって、多くの刺激をもらえるでしょう。特に学生のような若い人たちと交流できることは、他の業種ではそれほどない機会のため、大きな刺激となります。
志望動機の作成のポイント
大学事務職員は人気職種であるため、毎年多くの人が応募してきます。そのため、完成度の高い志望動機を作成しなくてはいけません。では、大学事務職員の志望動機を作成するうえで、押さえるべき大事なポイントとは何か、次よりその3つのポイントを紹介しましょう。
この仕事を選んだ理由
志望動機作成における大事なポイントは、「なぜ多くの業種の中で大学事務職員という仕事を選んだのか」という点を、しっかりと書くことです。
そのためには、大学事務職員の仕事内容を把握していないといけません。仕事の詳細を書き、どの部分に自分が適しているのか、どんな部分に惹かれたのかを書くと、説得力のある志望動機ができあがります。
仕事内容にまったく触れずに抽象的な言い回しの文章でスペースを埋めると、他の業種の面接の使い回しじゃないのか、と悪い印象を与えてしまうでしょう。詳細をしっかりと書いておけば、完成度の高い志望動機が完成します。
この大学を選んだ理由
数ある大学の中からなぜこの大学を選んだのか、という理由を書くことも、完成度の高い志望動機を作成するための重要なポイントです。
他の大学との差別化を図るために、大学の特色・校風・生徒たちの雰囲気・講師および講義の内容などを、しっかりと頭に入れておきましょう。他の大学にはない特徴をしっかりと書くことによって、説得力が生まれます。知り合いにその大学の出身者がいたら、色々と聞いてみるのもいいでしょう。
自分の経験・スキル
自分がどんなスキルを持ってどんな経験を積んできたか、そしてそれらが大学事務職員にどのように活かすことが可能なのかという点も、志望動機では重要なポイントです。
自分を採用することによって、どんなメリットがあるのかをアピールする必要があります。しかし、大学事務職員の仕事や大学の校風などに触れないでおくと、単に自分語りだけになってしまうので注意が必要です。
志望動機の例文を紹介
では、大学事務職員の志望動機は具体的にどう書けばいいのか、例文を3通り紹介します。
例文その1
まずは1つ目の例文です。
| 私は大学時代、大学の窓口の方々に大変お世話になった経験があります。事務の方々は資格取得や進路に関して、丁寧かつわかりやすくアドバイスをしてくださり、非常に助かった経験があります。 大学では、著名な非常勤講師、メディアなどにも出て著書も多数出版している名物教授などが注目される風潮があり、私の母校もそのような方々が生徒に人気でした。 しかし、大学という機関は、事務職員という裏方がいてこそ成り立つということを、当時学生の身分ながらも痛感しました。そのような目立たないながらも重要な業務を担当する事務職員になり、教育現場を支えたいと思い、今回、死亡しました。 |
自身の経験を交えて、いかに事務職員が重要であるかを書いている例文です。
例文その2
次の例文を見てみましょう
| 私は、貴学が海外との姉妹校の提携や留学など、グローバルな分野に力を入れていることに感銘を受けて、今回、志望しました。 今後はますますグローバルな視点が必要とされており、国内・国外といった壁がなくなりつつあると予想されています。そのような風潮の中で、留学制度などを充実させている貴学の運営理念に大変共感を覚えました。 生徒に直接勉強を教えるのではなく、運営サイドから教育に関わり、さらに自身の経験値・スキルを向上しようと考えています。国内に限らず世界中の人々との交流を大事にしている貴学にて働けることを強く希望します。 |
大学の運営理念をしっかりと取り上げた文章です。
例文その3
３つ目の例文を紹介します。
| 私が貴学を志望したのは、生徒主体・自主性・自立性を重んじる運営理念に感銘を受けたからです。地域に貢献すること、社会人として自分だけでなく世間に対して利益をもたらすためには、自主性を育てなくてはならないという考えに共感しました。 私は学生時代、さまざまなサークルの人たちと交流を重ねて、学校内・学校以外にも多くの人脈を築きました。そして自分と関わった一人ひとりが喜んでくれることが、いかに自分にとって嬉しさ・楽しさを生み出してくれるかを痛感しました。 大学事務職員も多くの人と関わる大学の重要な業務であるので、運営側の立場で貴学および講師陣・生徒の力になれればと思います。 |
自身がいかに大勢と関わり、コミュニケーションが得意であるかがわかる文章です。
大学事務職員に向いている人
メリットが多く、就職希望者も多い大学事務職員ですが、本当に自分の性格に向いているのか確認することも大事です。では、大学事務職員に向いている人の特徴を、以下より紹介しましょう。
地道な作業が苦にならない人
大学事務職員の業務は地味な作業の繰り返しになります。また、その業務の種類が多岐にわたるので、1日でいくつもの業務を抱えることも珍しくありません。そのような状況でも常に慌てず一つひとつを確実にこなしていく堅実さ、地道な作業を毎日繰り返しても苦痛に感じない人であれば、大学事務職員として、良い働きを見せてくれるでしょう。
コミュニケーションスキルに長けた人
黙々とデスクワークに励む地味な仕事というイメージのある大学事務職員ですが、実はあらゆる業種の中でも、大勢の人と交流する機会の多い職種です。大きな教育機関である大学には毎日大勢の生徒が通学し、さまざまなタイプの教授・講師も集まります。
それに加えて大学以外の来賓客、企業の役員なども訪問するため、大学の窓口担当である大学事務職員は大学内外の人たちに対応しなくてはいけません。また、電話やメールの対応も大学の窓口として対応するのは事務職員の役割です。
このように毎日大勢の人と関わりがあるため、人と交流するのが苦手という人は、大学事務職人に向いていないでしょう。大学事務職員は、在学生の資格取得などの相談の役割もします。コミュニケーションスキルがある人であれば、そのような役割も円滑にこなせるでしょう。
人材育成・教育に関心のある人
大学事務職員は、講義や研究の下準備なども行ないます。このような地道な仕事は、教育の現場でどのようなことが行われているか、それによりどのような成果が出ているのかという興味・関心がないと長期にわたって務まらないでしょう。
教授や講師のように直接的に生徒に指導することはありませんが、教育に興味がありその現場に関わることに喜びを感じる人であれば、大学事務職員として良い仕事ができるはずです。
まとめ
就職希望者の多い人気職種である大学事務職員ですが、数多い希望者の中から内定を取るためには、以下のようないくつかの重要なポイントを覚えておく必要があります。
- 大学事務職員は具体的にどんな仕事内容なのか
- 大学事務職員の魅力・メリットとは何か
- 大学事務職員の志望動機作成における重要な点
- 大学事務職員に向いている人はどんな特徴があるのか
大学事務職員の仕事内容・向いている人の特徴・メリットなどをはっきりと把握しておけば、面接時の大事な要素である志望動機も完成度の高い内容に仕上がるでしょう。
志望動機も、大学・仕事の魅力・自分のセールスポイントという大事な点を押さえることが大事です。大学事務職員および就職希望先の大学のことをしっかりと頭に入れて、完成度の高い志望動機を作成しましょう。
「日本経済大学」では、留学生の就職活動の支援を目的とした、留学生対象の専門ゼミを開講しています。そこでは、ＢＪＴビジネス日本語能力テストの受験を推奨し、学習も行っています。
■日本経済大学（都築学園グループ / （学）都築育英学園）
都築学園グループは、「個性の伸展による人生練磨」を建学の精神とし1956年に設立された大学です。2018年に開学50周年を迎えた日本経済大学は、経済・経営の実学に特化した2学部6学科17の専門コースを持っています。日本有数の、留学生を抱える国際色豊かな大学です。